Nicht selten scheuen sich Unternehmer Prozesse digital abzubilden und zu automatisieren, obwohl die Vorteile markant Arbeitsabläufe erleichtern, bares Geld sparen und sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern können. Falls Sie noch zu den Skeptikern gehören, erfahren Sie hier, welche Vorteile die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit sich bringt.
Was ist die Geschäftsprozessautomatisierung?
Bei der Geschäftsprozessautomatisierung werden Geschäftsprozesse, die regelmäßig im Unternehmen anfallen und normalerweise händisch erfolgen, digitalisiert. Neben der Verarbeitung von großen Datenmengen oder Dokumentationen in IT und Controlling, kann die Digitalisierung auch in Bereichen wie Vertrieb, Produktentwicklung oder Personalwesen von großem Vorteil sein.
Allein im Bereich Vertrieb können Chatbots verkaufsfördernd wirken, indem sie beispielsweise Qualifikationsfragen stellen. Leads bzw. Interessenten werden so vorqualifiziert und eingestuft in “heiß”, “warm” und “kalt”. “Hot Leads” wären dann z.B. Interessenten, die bereits eine Kaufentscheidung getroffen haben und nur noch von einem Verkäufer geclosed werden müssen. Das erkennt der Bot anhand der Fragen, die ihm der Interessent stellt und bietet diesem ein kurzes Gespräch im dem “Spezialisten” an, der letztlich mit gekonnten Abschlussfragen das Produkt verkauft.
Effizienz und Produktivität in geschäftlichen Prozessen
Vor allem jedoch können durch Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen Fehler deutlich verringert werden. Mühsame manuelle Arbeit entfällt, Pflichtfelder sorgen für einheitliche Daten und Schnittstellen zwischen Abteilungen lassen Reibungspunkte erkennen. Dies ermöglicht wiederum eine perfekte Nachvollziehbarkeit und stete Optimierung. Letztlich können so deutlich mehr Prozesse abgewickelt werden und mehr Kundenaufträge entgegengenommen werden.
Automatisierung zur einfacheren Daten- und Dokumentenverwaltung
Ob nun Daten erhoben werden oder Dokumente des Schriftverkehrs digital archiviert werden, alles ist klar strukturiert und nimmt deutlich weniger Raum ein als die physische Form der Archivierung. Vorbei ist die Zeit, in der Ordnerwände zur Büroeinrichtung gehörten. Keine Daten gehen verloren und können mehrfach gesichert werden.
Selbstverständlich sind hierbei Vorkehrungen hinsichtlich Datensicherheit zu treffen, die spezielles Know-How erfordern. Jedoch ist das Zeitersparnis im Unternehmen auch hier um ein Vielfaches höher als der Einsatz eines Mitarbeiters, der federführend die Qualität der Datenverwaltung managed.
Prozessstandardisierung und Compliance
In vielen Unternehmen ist das Aufgabe der Compliance, wobei Sie mit einem kleinen bis mittelständischen Unternehmen dafür keine ganze Abteilung benötigen. Es reicht, wenn Sie eine Personen mit geeigneter Qualifikation dafür abbestellen. Diese verantwortungsvolle Person übernimmt die Integration der Prozesse und unterstützt gemeinsam mit beteiligten Mitarbeitern die Standardisierung. Final können dadurch alle Mitarbeiter im Unternehmen sorgenfrei ihrer Arbeit nachgehen, da die vorgegebenen, standardisierten Prozesse wenig Spielräume für Fehler bieten und seltener prozessual Wichtiges vergessen wird.
Weniger Zeitaufwand spart Geld
Insbesondere, wenn bewährte Vorgehensweisen anderer Unternehmen ähnlicher Branchen übernommen werden, beschleunigt die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen den Workflow. Projekte und Aufträge können in deutlich kürzerer Zeit abgewickelt werden. Ebenfalls ist ein paralleles Arbeiten verschiedener Abteilungen innerhalb eines Prozesses einfach möglich. Die Abstimmung und Taktung der einzelnen Schritte bis zur Erledigung der Aufgaben lässt Abteilungen mit mehr Synergie zusammenarbeiten. Ressourcensparender sind Prozesse kaum abzuwickeln.
Automatisierung von Geschäftsprozessen schafft Zufriedenheit
Nicht nur die Mitarbeiter profitieren von einfachen Abläufen. Die Kunden sind hierbei die größten Gewinner. Denn durch die problemlose und fehlerfreie Erledigung ihrer Anliegen und die Beschleunigung des Services können sich diese früher über Lösungen und bestellte Produkte freuen.
Während in manchen Unternehmen die Einholung von Kompetenzen ohne Digitalisierung oft Zeit raubt und Kundenwünsche verzögert, ist heute mit wenigen Klicks die Genehmigung eingeholt. Wie oft werden Sie oder Ihre Führungskräfte noch aus Meetings geholt, wegen wichtiger Kundenanliegen? Mit der Digitalisierung können Sie nach den Besprechungen bequem priorisierte Aufgaben einsehen, genehmigen oder delegieren. Die Kunden werden es Ihnen danken.
Fazit der Mitdenkerin zur Geschäftsprozessautomatisierung
Die Umsetzung einer Geschäftsprozessautomatisierung im Unternehmen bringt Ihnen, Ihren Mitarbeiter und Kunden einschlägig Vorteile. Diese sollten Sie lieber früher als später nutzen. Denn vor allem heute stellen bereits viele kleine bis mittelständische Betriebe auf digitale Prozesse um. Viele aus dem Bedürfnis mit den großen Unternehmen Schritt halten zu können. Dieser Gedankengang ist auch richtig, da die zunehmende Technisierung einen großen Wandel in der Preispolitik vieler Branchen bewirken wird und teilweise bereits bewirkt hat.
Sollten Sie noch das Gefühl verspüren unüberwindbare Hürden vor sich zu sehen, dann schreiben Sie mir. Ich bin als Mitdenkerin mit meinem Wissen an Ihrer Seite und begleite die Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende.
