HR Strategie/ Personalstrategie einfach verständlich erklärt

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Der Begriff HR-Strategie beschreibt das Konzept einer Organisation, den Personalbestand möglichst optimal auf die eigenen Geschäftsaktivitäten auszurichten. Im Deutschen wird ebenfalls von Personalstrategie gesprochen. Verwaltungsorganisatorisch gehört die HR-Strategie zum Workforce Management. Abhängig ist sie von einer Vielzahl von Faktoren. Einige laufen einer effektiven Personalstrategie entgegen.

Die Hauptaufgabe der HR-Strategie: Basis für das Workforce Management

Das Workforce Management beschreibt die Gesamtheit aller Anstrengungen, sämtliche Arbeitsprozesse in einer organisatorischen Einheit möglichst effizient ablaufen zu lassen. Es geht darum, dass die richtigen Mitarbeiter zur passenden Zeit an dem Ort sind, an dem sie Tätigkeiten ausüben, die zu ihrer Qualifikation passen. Zwangsläufig ergeben sich deshalb einige Fragen. Deren Beantwortung ist die Hauptaufgabe der Personalstrategie. Im Rahmen des Workforce Managements wird von Bedarfsanalyse und Kompetenzermittlung gesprochen. Konkret geht es um diese Probleme:

  1. Wie viel Personal ist vorhanden?
  2. Was können die Mitarbeiter?
  3. Was müssten die Beschäftigten können?
  4. Welche Kompetenzen fehlen?
  5. Wie kann die Fähigkeitslücke geschlossen werden?
  6. Wie können strategische Reserven aufgebaut werden?

Die Personalstrategie ist also dafür zuständig, dass die benötigten Fähigkeiten zur Verfügung stehen. Die Planungen sollen idealerweise krisensicher erfolgen. Fällt eine Kraft beispielsweise durch Krankheit aus, darf dies nicht einen gesamten Prozess lahmlegen. Da das Workforce Management als Kreislauf funktioniert, endet die HR-Strategie nie. Sie muss ständig anhand der Erkenntnisse aus den laufenden Arbeitsprozessen angepasst werden.

Von diesen Faktoren wird eine HR-Strategie beeinflusst

Die Personalstrategie wird von zahlreichen Faktoren beeinflusst, die hier nicht vollständig aufgelistet werden können. Teilweise hängen diese beispielsweise von den einzelnen Qualifikationen der Mitglieder des HR-Teams ab. Generell meint der Begriff Faktoren alle Bedingungen, die nicht durch die Personalabteilung festgesetzt werden können. Diesbezüglich sind folgende Punkte entscheidend:

  • wirtschaftliche Verfassung des Unternehmens: Wie viel Budget kann für bestehendes oder neues Personal verwendet werden?
  • Gesamtstrategie des Unternehmens: Personalstrategie sollte sich aus dieser ableiten!
  • anstehende Projekte: Werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt und mit welchen Kompetenzen?
  • Unternehmenskultur: Ist beispielsweise die individuelle Qualifizierung ein zentraler Baustein im Leitbild der Firma?
  • Situation am Markt: Sind Fachkräfte sehr begehrt und sollten deshalb so früh wie möglich eingestellt werden?
  • Demographie: Welche Mitarbeiter müssen aus Altersgründen wann ersetzt werden?
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Wandern viele Kräfte frühzeitig ab, weshalb eine Reserve benötigt wird?

Erfolgskritische Anforderungen an eine HR-Strategie

Anforderungen sind im Gegensatz zu Faktoren die Punkte, über die eine HR-Abteilung die Hoheit besitzt. Erfolgskritisch sind diesbezüglich:

  • Transparenz: Der Sinn der Personalstrategie wird offen kommuniziert. Nur so kann sie gelebt werden.
  • Verständnis: Die HR-Strategie ist erkennbar an den Bedürfnissen der Organisation ausgerichtet.
  • Messungen: Die Umsetzung der Strategie wird regelmäßig überprüft.
  • Kollegialität: Es wird zu jeder Zeit deutlich, dass es um Menschen geht, deren Kompetenzen bestmöglich entwickelt werden sollen. Die Personalstrategie darf keine Angst machen, sondern sollte von den Beschäftigten als Chance verstanden werden.
  • Flexibilität: Die HR-Strategie lässt sich leicht an neue Gegebenheiten anpassen. Die obigen Faktoren zeigen, dass sich die Bedingungen schnell ändern können, unter denen die Strategie funktionieren muss.
  • Wertempfinden: Idealerweise wird die Personalstrategie generell als Wert aufgefasst, der für das Unternehmen wichtig ist.
  • Offenheit: Die HR-Strategie blendet Hindernisse oder Schwierigkeiten nicht aus, sondern thematisiert sie. Dies schafft Klarheit, weshalb beispielsweise bestimmte Mitarbeiter noch nicht verpflichtet werden konnten.

Eine HR-Strategie entwickeln

Die Entwicklung einer Personalstrategie erfolgt in Etappen. Diese lauten:

  1. Ableitung der Aufgaben von den Zielen: Hier wird vom Abstrakten zum Konkreten gedacht. Was muss und kann die Personalstrategie realistisch und nachweislich leisten, um die Unternehmensziele bestmöglich zu unterstützen? Experten nutzen gerne die Abkürzung SMART, um diese Etappe zu beschreiben. Die Buchstaben stehen für „spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminierbar“.
  2. Einschätzung der aktuellen Situation: Welche der ermittelten Aufgaben werden bereits umgesetzt?
  3. Die nächsten Schritte definieren: Hier geht es darum, die Aufgaben zu beschreiben, die noch nicht erledigt werden. Bei den schon umgesetzten Aufgaben wird zudem geprüft, ob Optimierungen möglich sind. Als Beispiel: Die HR-Abteilung informiert zwar bereits über Weiterbildungsmöglichkeiten. Dies könnte aber auf noch breiterer Basis geschehen.
  4. Die zuvor definierten Schritte werden umgesetzt.

Fazit der Mitdenkerin: Eine erfolgreiche HR-Strategie plant das Unerwartete

Der Mehrwert einer Personalstrategie ist offensichtlich: Die benötigten Mitarbeiter sind vorhanden. Die Planungen hierfür erscheinen auf dem ersten Blick einfach. Dies könnte der Grund sein, weshalb gerade kleinere und mittlere Unternehmen oft Probleme mit der Entwicklung einer erfolgreichen HR-Strategie haben. Schließlich geht es scheinbar nur darum, bei Bedarf eine passende Kraft einzustellen.

Tatsächlich ist der Kern einer erfolgreichen HR-Strategie aber ein anderer: Hier wird das Unerwartete geplant. Durch vorausschauende Konzepte passt sich die Personalstrategie an etwaige Unwägbarkeiten an. Dabei verliert sie nie aus den Augen, dass sie den Unternehmenszielen dienen muss. So leistet die HR-Strategie unverzichtbare Dienste für Ihre Organisation.

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