Ohne detaillierte zeitliche Planung ist es nahezu unmöglich, Projekte und Vorhaben erfolgreich zu realisieren. Die Umsetzungsplanung hilft Ihnen, Meilensteine und Termine einzuhalten. Steuern Sie den Erfolg Ihrer Vorhaben durch die konkrete Beschreibung des zeitlichen Ablaufs und das Setzen von Fristen.
Was sind Meilensteine bei einem Projekt?
Im Rahmen der Projektplanung legen Sie einen Zeitplan fest. Sie unterteilen das Vorhaben in mehrere Einzelschritte, die in Gruppen sortiert sind. Der Abschluss der einzelnen Phasen wird durch Meilensteine markiert. Zu den einzelnen Meilensteinen ist angegeben, welche Zwischenziele zu welchem Termin erreicht sein sollen. Das Projektcontrolling und die Projektleitung überprüfen, ob die Meilensteine eingehalten werden oder ob sich das Projekt in Verzug befindet.
Der Entwurf der Umsetzungsplanung
In der Umsetzungsplanung wird angegeben, welche Ziele in welchem Zeitraum und unter Zuhilfenahme welcher Maßnahmen erreicht werden sollen. Es ist mehr als empfehlenswert, die Umsetzungsplanung in Form einer Tabelle anzulegen. Mögliche Spalten in der Tabelle sind:
- Thema/Aufgabe
- Zielsetzung
- Maßnahmen/Vorgehen
- Zeitraum/Termin
- Zuständigkeiten
- Indikatoren und Auswirkungen
Die Zielerreichung muss genau definiert sein
Es ist entscheidend, zu erkennen, wann die Ziele eines Projekts, beziehungsweise eines Vorhabens, erreicht worden sind. Nicht immer ist eindeutig, ob die anvisierten Ziele tatsächlich umgesetzt worden sind, wenn im Vorfeld keine genaue Zieldefinition erfolgt ist. Vor allem die Zielbeschreibung und das Aufstellen von Kennziffern sind hilfreich. Es hat sich bewährt, Ziele SMART zu formulieren – die Terminierung ist fester Bestandteil der „smarten“ Formulierung. SMART bedeutet:
S = Spezifisch
M = Messbar
A = Erreichbar
R = Relevant
T = Terminiert
Was passiert, wenn Ziele, trotz Umsetzungsplanung, nicht erreicht werden?
Trotz sorgfältiger Planung kann es vorkommen, dass die gesetzten Ziele nicht erreicht werden. Dieser Umstand ist vor allem den zahlreichen Unvorhersehbarkeiten geschuldet, die nicht vollständig vermieden werden können. Hilfreich ist, im Vorfeld eine Risikoanalyse vorzunehmen – dadurch wird die Projektsicherheit erhöht. Anhand der Meilensteine und der Umsetzungsplanung erkennen Sie Verzögerungen frühzeitig und können steuernd eingreifen. Gelingt es dennoch nicht, die Ziele zu erreichen, dann müssen Sie überlegen, ob Sie Anschlussprojekte starten oder ob eine Verlängerung der Projektfrist sinnvoll und möglich ist. Die Umsetzungsplanung bietet Ihnen die Chance, frühzeitig Schwierigkeiten zu erkennen und gegenzusteuern.
Fazit von der Mitdenkerin zum Thema Umsetzungsplanung
Die Umsetzungsplanung unterstützt Sie bei der Realisierung von Projekten und Vorhaben. Vor allem die Zielerreichung und die Kontrolle, hinsichtlich der Einhaltung von Meilensteinen, werden erleichtert.
