Mit einer Prozessoptimierung verbessern Sie systematisch verschiedenste Abläufe im Unternehmen. Ob Logistik, Produktion, Vertrieb oder Kundenservice – die Einsatzbereiche sind nahezu unbegrenzt. Das Vorgehen untergliedert sich im Wesentlichen in: Analyse der bestehenden Prozesse, Identifizierung der Kernherausforderungen und Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen. Dabei können Sie unterstützend auf einige etablierte Methoden und Werkzeuge zurückgreifen.
Was ist Prozessoptimierung?
Die Prozessoptimierung ist ein wichtiges Werkzeug zur Steigerung der Effizienz in Unternehmen. Sie zielt darauf ab, bestehende Abläufe in einer Organisation zu verbessern. Der Fokus unterscheidet sich dabei je nach Unternehmen und Funktionsbereich. Während ein Automobilzulieferer vielleicht die Durchlaufzeiten in der Produktion verkürzen will, zielen andere Unternehmen darauf ab, den Kundenservice zu verbessern oder die Kosten in der Logistik zu reduzieren.
Grundlage für eine Prozessoptimierung ist immer die Ablauforganisation Ihres Unternehmens. Im Gegensatz zur Aufbauorganisation beschreibt diese, wie unterschiedliche Bereiche bei der Erbringung einer Leistung zusammenarbeiten. Schließlich laufen von der Materialbeschaffung über die Produktionsplanung bis hin zum Produktmarketing zahlreiche Aufgaben in Unternehmen als abteilungsübergreifender Prozess ab.
Gibt es bei den Prozessen Hinweise auf Ineffizienzen, Qualitätsprobleme oder Kommunikationsdefizite, ist das oft der Ausgangspunkt für eine Prozessoptimierung. In der Regel sollte es aber nicht bei einer einmaligen Optimierungsmaßnahme bleiben. Nur wenn Sie die Prozessoptimierung als wiederkehrende Aufgabe verstehen, können Sie deren volles Potential ausschöpfen. Der Umfang der Maßnahmen unterscheidet sich von Fall zu Fall. Obwohl oft mehrere Bereiche involviert sind, kann die Optimierung manchmal auch nur einzelne Abläufe einer Abteilung betreffen. Größere Vorhaben umfassen hingegen auch Prozesse, die sich über mehrere Unternehmen erstrecken.
Vorgehen bei der Prozessoptimierung
Ob innerhalb einer Abteilung, bereichs- oder unternehmensübergreifend – eine Prozessoptimierung folgt in der Regel einem typischen Ablauf. Zu Beginn steht dabei die Analyse Ihrer bestehenden Prozesse. Dabei geht es beispielsweise um die Beantwortung folgender Fragen:
- Welche Abteilungen oder Personen sind an dem Prozess beteiligt?
- Wie sind die Schnittstellen zwischen den Beteiligten gestaltet?
- Wo kommt es wiederholt zu Schwierigkeiten wie Wartezeiten, Überlastungen oder Kommunikationsproblemen?
Die konkreten Fragestellungen bei der Prozessanalyse unterscheiden sich je nach Kontext. In jedem Fall sollten Sie sich in dieser Phase ein umfassendes Bild über die bestehenden Prozesse und deren Schwachstellen verschaffen. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch die Erfassung aktueller Kennzahlen zum Prozess. Das können Durchlaufzeiten, Kosten oder viele weitere Parameter sein.
Oft erfolgt im Rahmen der Prozessanalyse auch erstmalig eine systematische Modellierung der Prozesse. Bei dieser Prozessmodellierung dokumentieren Sie mithilfe von Werkzeugen die bisherigen Prozesse mit ihren Einzelschritten, den beteiligten Rollen und Kennzahlen. So bekommen alle beteiligten Personen eine einheitliche Sicht auf die Abläufe. Die Ergebnisse der Prozessanalyse und -modellierung bilden anschließend die Basis für die eigentliche Optimierung.
Bei der Optimierung der Prozesse adressieren Sie mit passenden Verbesserungsmaßnahmen gezielt die Schwachstellen in den Abläufen. Hinweise auf solche Maßnahmen ergeben sich häufig schon intuitiv aus der Betrachtung der modellierten Prozesse. Auch die an den Prozessen beteiligten Personen liefern oft wertvolle Verbesserungsvorschläge.
Typische Maßnahmen im Rahmen einer Prozessoptimierung sind beispielsweise
- die Automatisierung oder Digitalisierung von Prozessen,
- die Eliminierung doppelt ausgeführter Aktivitäten,
- die Zusammenfassung von Prozessschritten oder
- Maßnahmen zur Verbesserung der Kommunikation im Prozess.
Je nach Unternehmenssituation können zahlreiche weitere Maßnahmen hinzukommen. Die genaue Ausgestaltung der Optimierung hängt von der Art des Prozesses, von der Zielstellung der Optimierung und von den identifizierten Schwachstellen ab. Ist die Prozessoptimierung abgeschlossen, sollten Sie deren Erfolg regelmäßig kontrollieren. Ein wichtiges Instrument dafür ist ein Vergleich der Prozesskennzahlen, die vor und nach der Prozessoptimierung vorliegen.
Unterstützung durch Methoden und Werkzeuge
Als systematisches Grundgerüst für die Prozessoptimierung können Sie auf eine Vielzahl etablierter Methoden zurückgreifen. Obwohl diese meist aus dem Qualitätsmanagement stammen, kommen sie ebenso bei der Optimierung verschiedenster Prozesse zum Einsatz.
So fokussiert sich etwa das japanische Kaizen nicht nur auf die Verbesserung der Qualität, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit. Beide Faktoren werden nach diesem Konzept stark von der positiven Identifikation der Mitarbeiter mit ihren Aufgaben beeinflusst. Bei dem ähnlich gestalteten Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) sollen die Mitarbeiter durch systematische Analyse ihres Arbeitsumfeldes Verbesserungen identifizieren und herbeiführen. Weitere methodische Ansätze für die Prozessoptimierung liefern die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA), das Total Quality Management (TQM) oder das Six-Sigma-Prinzip. Diese Methoden stellen ebenfalls den Qualitätsaspekt in den Vordergrund. Einen etwas anderen Ansatz verfolgt hingegen das Lean Management, welches vor allem auf die Effizienz der Wertschöpfung abzielt.
Ergänzend zu diesen grundlegenden Ansätzen können Sie für einzelne Schritte der Prozessoptimierung auf spezielle methodische Werkzeuge zurückgreifen. So eignen sich etwa für die Prozessanalyse verschiedene Interviewtechniken, eine systematische Beobachtung der Arbeitsabläufe oder die Messung von Kennzahlen. Vorschläge für mögliche Verbesserungen lassen sich gut mit Instrumenten wie dem Brainstorming oder der 6-3-5-Methode identifizieren und verfeinern.
Fazit von der Mitdenkerin zur Prozessoptimierung
In Zeiten permanenter Veränderung gehört die Prozessoptimierung zu den grundlegenden Aufgaben in Unternehmen. Je nach Ausgangssituation hilft dieses Vorgehen bei der Senkung von Kosten, bei der Verkürzung von Durchlaufzeiten und beim Erreichen zahlreicher weiterer Ziele. Die am Prozess beteiligten Mitarbeiter liefern oft schon wertvolle Hinweise auf mögliche Optimierungsmaßnahmen. Mit den passenden Methoden und Werkzeugen lassen sich diese dann systematisch umsetzen.
Zusammenfassung zur Prozessoptimierung
Prozessoptimierung analysiert und verbessert systematisch verschiedenste Abläufe in Unternehmen. Der Einsatzbereich reicht von der Optimierung einzelner Aufgaben bis hin zur Anpassung unternehmensübergreifender Prozesse.
